Najważniejsza umowa przed podpisaniem jakiejkolwiek innej, dotyczącej organizacji ślubu i wesela, to Wasza umowa, czyli ta między Wami. Oczywiście nie chodzi tutaj o prawdziwą pisemną umowę, ale raczej o słowną, którą powinniście ze sobą zawrzeć. Zresztą chyba nie tylko na czas podpisywania umów ślubnych, ale w ogóle w życiu: że będziecie się wspierać i stać po swoich stronach, nie naprzeciw.

Chodzi o to, żebyście idąc na spotkanie, na przykład z fotografem mieli wspólne spojrzenie na daną sprawę i wspólne oczekiwania. Warto przedyskutować razem ze swoją drugą połówką kilka kwestii, zanim spotkacie się z usługodawcą. Przegadajcie na spokojnie to, co Wam się podoba, możecie przejrzeć internet w poszukiwaniu inspiracji. Istnieje mnóstwo portali, które pokazują realizacje ślubne par młodych, są magazyny ślubne, są także ślubne grupy wsparcia, gdzie dziewczyny bardzo aktywnie sobie pomagają i wspólnie się dopingują. Miejcie jeden pomysł. To zdecydowanie przyśpieszy i ułatwi wszelkie ustalenia i sprawi, że osoba która będzie częścią Waszej uroczystości lepiej zrozumie o co Wam chodzi i jak wyobrażacie sobie swój wielki dzień.

Przygotowania do ślubu, podpisanie umowy z usługodawcą

Jak mieć pewność, że osoba, która proponuje Wam swoje usługi to osoba, która świetnie sprawdzi się na Waszej uroczystości? Mam jedną radę: Jeżeli z kimś poczujecie tzw. „ flow” już na samym początku to nie szukajcie dalej 🙂 . Oczywiście warto sprawdzić też portfolio danej osoby lub firmy, zobaczyć czy ma doświadczenie w prezentowanym fachu, czy też dopiero się uczy. Warto ocenić czy to, co jest prezentowane na stronie podoba Wam się. Jeżeli tak jest, a dodatkowo osoba, z którą rozmawiacie rozumie o co Wam chodzi, to warto zdecydować się na daną firmę. Za każdym razem, nawet z osobą która świetnie opowiada o swoich usługach, warto spisać umowę. Możecie także wpłacić zadatek lub zaliczkę. Jest to takie zabezpieczenie, na wypadek gdyby coś się stało, z którejkolwiek strony. Czy to z Waszej winy, czy ze strony usługodawcy. Może to być najzwyklejszy wypadek losowy, jednak zawsze warto się na coś takiego przygotować.

Co warto zawrzeć w umowie?

Przede wszystkim zawieramy listę zobowiązań wykonawcy. Co, gdzie, kiedy, jak i o której godzinie.  Kwoty, koniecznie zwróćcie uwagę na wpisanie kwot netto i brutto. Dokładne godziny realizacji zadań, czyli na przykład na którą godzinę należy dostarczyć tort, o której godzinie przewieźć gości. Warto wpisać koszty dotyczące wycofania się z umowy.
Czy usługodawca przewiduje jakieś zastępstwo w przypadku zdarzenia losowego. Wysokość zadatku lub zaliczki.

Pierwsze przygotowania do ślubu, czyli pierwsza umowa

Sądzę, że ta pierwsza umowa może być najtrudniejsza, bo jest po prostu pierwsza, ale także ze względu na to, że jest już raczej ciężko później wprowadzić poprawki, a także dlatego, że podpisując ją, podejmujemy najważniejszy wybór, czyli wybieramy salę weselną. Mówimy tu zwykle o sporych kwotach i o ogromnej ilości kwestii, o których w codziennym życiu absolutnie nie pomyślelibyśmy. Bo nagle musicie dopytać czy pokrowce na krzesła są dodatkowo płatne, czy będziecie mieli swobodny dostęp do chłodni, by alkohol był zimny, lub na przykład czy ponosicie dodatkowe koszty za wodę i media. Lista tych pytań jest bardzo obszerna. Postaram się niżej podać kilka najważniejszych.

Organizacja wesela lista niezbędnych pytań do lokalu weselnego

  • Podpisując umowę z domem weselnym lub restauracją, powinniście podać wstępną listę gości weselnych, zazwyczaj taka lista może zmienić się o około 10-15% w odniesieniu do osób dorosłych. Pamiętajcie, żeby na liście poza zaproszonymi gośćmi, umieścić siebie, kamerzystów, fotografów, członków zespołu i obsługę, która będzie z Wami tego dnia.
  • Warto zapytać o zniżki dla dzieci. Często zdarza się, że dzieci w wieku do trzech lat nie są objęte opłatą, a za dziecko w wieku dwunastu lat na przykład zapłacicie połowę ceny talerzyka.
  • Warto zapytać czy istnieją przedziały cenowe za catering w zależności od obecnej liczby gości oraz o to jak to wygląda, w przypadku zmiany ostatecznej liczby gości, w odniesieniu do pierwotnej deklaracji w umowie.
  • Koniecznie określcie dokładne godziny wesela oraz poprawin. Nie chcecie, żeby nagle ktoś wszedł i powiedział, że impreza właśnie zostaje zakończona.
  • Dowiedzcie się czy istnieje opcja posiłków wegetariańskich. Pytanie o preferencje kulinarne powinniście zadać także Waszym gościom. W Niezbędniku istnieje taka lista gości, na której możecie zaznaczyć czy ktoś jest wege czy je mięso.
  • Ustalcie liczbę oraz godzinę wydawanych posiłków .
  • Ustalcie czy napoje, słodycze, owoce, herbata i kawa są serwowane bez ograniczeń.
  • Dowiedzcie się jaki jest ostateczny termin zgłoszenia i zatwierdzenia weselnego menu.
  • Czy obiekt jest dostosowany do osób niepełnosprawnych.
  • Jakie są konsekwencje zniszczenia czegokolwiek.
  • Na ilu gości przypada jeden kelner.
  • Kto jest odpowiedzialny za czystość w toaletach.
  • Czy obiekt jest na wyłączność pary młodej.
  • Jeżeli planujecie zamawiać tort z zewnątrz, to warto zapytać czy można dostarczyć tort z cukierni i czy zostanie Wam udostępniona chłodnia.
  • Czy istnieje możliwość dodatkowych atrakcji jak na przykład sztuczne ognie, ciężki dym czy pokaz fajerwerków.

Powyżej podpowiedziałam Wam jak najlepiej wybrać usługodawcę. Warto kierować się swoją intuicją. Czasami nie potrzeba wiele czasu, żeby dowiedzieć się, że z kimś „nadajemy na tych samych falach”. W dniu przyjęcia nie ma już czasu, żeby się nad tym zastanawiać, albo żeby komuś zwracać uwagę. Wszystko trzeba ustalić wcześniej, a zwykle jest łatwiej, jeżeli mamy przed sobą kogoś, kto rozumie nasze oczekiwania oraz kogoś, kto ma doświadczenie. Później podpowiedziałam Wam na co zwrócić uwagę, podpisując moim zdaniem bardzo ważną umowę, dotyczącą wynajmu sali weselnej lub restauracji. Z pewnością sami też znajdziecie jeszcze kilka innych pytań. Pamiętajcie, możecie o wszystko zapytać właściciela sali, a wręcz powinniście. Nie zostawiajcie żadnych niedomówień. Wszystko zawsze zapisujcie na papierze.